CITYFÖRSTER zoekt een Management/team assistent

CITYFÖRSTER Rotterdam zoekt een zelfstandige, proactieve management- en team assistent (x/m/v) met gevoel voor ons vak.

CITYFÖRSTER is een internationaal bureau voor architectuur en stedenbouw. Bij ons bureau in het Keilepand in de Rotterdamse M4H werkt een jong, gedreven team van vijftien mensen vanuit verschillende achtergronden, aangevuld met mensen uit ons wereldwijde netwerk, elke dag opnieuw aan projecten die de stedelijke omgeving leefbaarder, mooier en groener maken. We dagen onszelf uit om grenzen te verleggen, slimme oplossingen te vinden, en maatschappelijke vraagstukken vanuit ruimtelijk perspectief op de agenda te zetten.

Wat is je toegevoegde waarde?

• Je zorgt ervoor dat je de directeur en de architecten zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Je geniet van de hectiek die dat met zich meebrengt: nog snel even een belafspraak regelen met de KfW Development Bank, een reis boeken naar onze opdrachtgever in Albanië. Misschien slim te combineren met een bezoek aan een andere relatie? Even afstemmen! Ondertussen heb je de bestellingen gedaan, ontvang je bezoek met een kopje koffie, behandel je de e-mail en is de vergaderzaal geregeld.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers, verzorgt de onboarding en helpt hen goed te integreren in het team. Weet iedereen waar documenten moeten worden opgeslagen? Is er voldoende voorraad aan kantoorartikelen?
• Je zorgt voor goede communicatie, binnen en buiten het bureau. Maandag ochtend teamoverleg? Jij weet wat er besproken moet worden. Wie heeft iets interessants te vertellen voor de aankomende lunchlezing? Even met het kantoor in Hannover of Tirana bellen en vragen wat er bij hun speelt. Is dat niet ook iets voor Social Media? Jij stuurt het door naar de verantwoordelijke.
• Daarnaast plan je voldoende tijd in om de personeelsadministratie te doen en met de financiële administratie af te stemmen. Je houdt het verlof bij, helpt met de planning en brengt de financiële status van projecten in beeld. Zo heeft de directeur altijd een goed overzicht.
• Vanuit jouw ervaring met ons vakgebied vind je het leuk om betrokken te zijn bij business development. Je stelt documenten op voor inschrijfprocedures, stelt aanbestedingen samen en je beheert portfolio’s. Je werkt in een hoog tempo en toch secuur. Het overkomt jou niet dat je een deadline voor een aanbesteding mist. Bij de kleinere projecten heb jij de rol van projectcoördinator. Laat dat maar aan jou over, je zorgt dat iedereen in binnen- en buitenland goed geïnformeerd is en met een gezonde dosis flair jaag je alle betrokkenen aan om zich aan gemaakte afspraken te houden. Het spreekt voor zich dat je de directeur goed geïnformeerd houdt. Zo weet hij ook wat er speelt.
• Voordat de directeur je iets hoeft te vragen, heb je het vaak al uit jezelf opgepakt: je weet tenslotte wat urgent is en je bent een op en top dienstverlener. Je bereidt zijn afspraken voor, bent het eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties. Is het pand niet goed schoon gemaakt? Dan bel je zelf even met de accountmanager om dit op te laten lossen.
• Je analyseert kritisch je eigen werk. Er valt altijd wat te leren en te verbeteren!

Wij vragen

Je wilt jouw ervaring, je pro-actieve instelling en je enthousiasme voor 24-32 uur per week inzetten voor CITYFÖRSTER. Gezien de zwaarte van de functie, is het belangrijk dat je functioneert op hbo-niveau. Daarnaast zijn minimaal twee jaar ervaring in ons vakgebied en een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal in woord en geschrift belangrijke voorwaarden om succesvol te zijn in deze functie.

Wat mag je van ons verwachten?

Een boeiende baan waarin je alle ruimte krijgt om je talenten in te zetten binnen een internationaal bureau met maatschappelijke verantwoordelijkheden, en met doorgroeimogelijkheden die aansluiten bij jouw interesses. Afhankelijk van jouw achtergrond en ervaring doen we je een aanbod dat recht doet aan het functieniveau en past bij jouw kennis en ervaring.

Hoe kan je solliciteren

Stuur je motivatie en curriculum vitae naar [email protected] met onderwerp: ‘sollicitatie team assistent Rotterdam.’  We vinden het leuk als je zo snel mogelijk reageert, maar uiterlijk op 24 januari. Gesprekken zullen plaatsvinden in de laatste week van januari.

Cityförster

Als je meer wilt weten over de functie, dan vertelt Martin of Fay je er graag meer over, telefoon: +31 6 41 31 2845. Als je meer wilt weten over CITYFÖRSTER dan kan je kijken op:

cityfoerster.net